Pseudo-eindheffing geldt in principe niet voor een bestelauto op de zaak, mits de bestelauto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en aan de juiste voorwaarden is voldaan. De fiscale regels rondom bestelauto’s wijken op een aantal punten af van de regels voor personenauto’s, wat werkgevers en werknemers veel onduidelijkheid kan opleveren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over pseudo-eindheffing, bijtelling en de werkkostenregeling bij een zakelijke bestelauto.
Wanneer is een bestelauto vrijgesteld van pseudo-eindheffing?
Een bestelauto is vrijgesteld van pseudo-eindheffing wanneer de auto uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en privégebruik aantoonbaar is uitgesloten. Dit kan door middel van een sluitende rittenregistratie, een verbod op privégebruik dat is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, of een bestelauto die door de aard van het werk doorlopend wisselend wordt ingezet door meerdere werknemers.
De pseudo-eindheffing voor een bestelauto is een werkgeversheffing van 26,9 procent die van toepassing is wanneer een werknemer een ter beschikking gestelde auto ook privé mag gebruiken, en de bijtelling niet via het nettoloon van de werknemer wordt verhaald. Bij bestelauto’s geldt echter een aantal specifieke uitzonderingen die in de praktijk regelmatig van toepassing zijn.
De drie meest voorkomende situaties waarin een bestelauto vrijgesteld is van pseudo-eindheffing zijn:
- Volledig verbod op privégebruik: De werkgever legt schriftelijk vast dat de bestelauto niet privé gebruikt mag worden en handhaaft dit actief.
- Doorlopend wisselend gebruik: De bestelauto wordt door meerdere werknemers gebruikt op wisselende tijden, waardoor privégebruik praktisch niet mogelijk is.
- Minder dan 500 privékilometers per jaar: De werknemer kan met een sluitende rittenregistratie aantonen dat hij of zij op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.
Zodra aan één van deze voorwaarden is voldaan, hoeft de werkgever geen pseudo-eindheffing af te dragen en is er ook geen sprake van bijtelling voor de werknemer.
Wat is het verschil tussen pseudo-eindheffing en bijtelling bij een bestelauto?
Bijtelling is een bedrag dat bij het belastbaar inkomen van de werknemer wordt opgeteld wanneer hij of zij privé rijdt met een zakelijke auto. Pseudo-eindheffing is een aparte werkgeversheffing die in de plaats komt van de bijtelling, namelijk wanneer de werkgever ervoor kiest het privégebruik niet via de werknemer te belasten maar zelf de heffing te dragen.
In de praktijk betekent dit het volgende: bij een operational lease bestelauto waarbij privégebruik is toegestaan, kan de werkgever kiezen tussen twee routes. De eerste route is dat de bijtelling bij het loon van de werknemer wordt opgeteld, waarna de werknemer er inkomstenbelasting over betaalt. De tweede route is de pseudo-eindheffing: de werkgever draagt zelf 26,9 procent eindheffing af over de waarde van het privévoordeel, zonder dat de werknemer hier direct mee wordt geconfronteerd.
Bij bestelauto’s geldt een bijtelpercentage van 16 procent van de cataloguswaarde, tenzij het een volledig elektrische bestelauto betreft. Dit percentage is lager dan bij personenauto’s, wat de bestelauto fiscaal aantrekkelijk maakt voor zakelijk gebruik. De keuze tussen bijtelling en pseudo-eindheffing heeft dus directe financiële gevolgen voor zowel werkgever als werknemer.
Hoe werkt de werkkostenregeling bij een bestelauto op de zaak?
De werkkostenregeling (WKR) is in principe niet van toepassing op een bestelauto die ter beschikking is gesteld aan een werknemer voor zakelijk gebruik. De terbeschikkingstelling van een auto valt buiten de vrije ruimte van de WKR en wordt fiscaal afzonderlijk behandeld via de bijtellingsregels of de pseudo-eindheffing.
Toch raakt de werkkostenregeling de bestelauto op de zaak op een indirecte manier. Als een werkgever een vergoeding of verstrekking geeft die samenhangt met het gebruik van de bestelauto, zoals een bijdrage in brandstofkosten voor privékilometers of een parkeervergunning voor thuisgebruik, dan kunnen die vergoedingen wél in de vrije ruimte van de WKR vallen. Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte, dan betaalt hij 80 procent eindheffing over het meerdere.
Voor werkgevers die zakelijk auto leasen voor het MKB is het dus belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen de auto zelf en de bijkomende vergoedingen. De bestelauto valt buiten de WKR, maar alles wat er omheen hangt moet zorgvuldig worden ingepast in de fiscale administratie.
Moet je als werkgever een rittenregistratie bijhouden voor de bestelauto?
Een rittenregistratie is verplicht wanneer een werknemer gebruik maakt van een bestelauto op de zaak en wil aantonen dat hij of zij minder dan 500 kilometer privé rijdt per jaar. Zonder een sluitende rittenregistratie gaat de Belastingdienst er automatisch vanuit dat de bestelauto ook privé wordt gebruikt, met bijtelling of pseudo-eindheffing als gevolg.
De rittenregistratie moet aan een aantal eisen voldoen om door de Belastingdienst te worden geaccepteerd:
- Datum en tijdstip van elke rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres
- De route als die afwijkt van de meest gebruikelijke
- Het karakter van de rit: zakelijk of privé
Er zijn twee uitzonderingen waarbij een rittenregistratie niet nodig is. De eerste is de situatie van doorlopend wisselend gebruik: meerdere werknemers rijden op onregelmatige tijden in dezelfde bestelauto, waardoor privégebruik feitelijk niet mogelijk is. In dat geval kan de werkgever een verklaring indienen bij de Belastingdienst. De tweede uitzondering is een schriftelijk en gehandhaafd verbod op privégebruik, gecombineerd met adequate controle door de werkgever.
Het bijhouden van een digitale rittenregistratie via een app of boordcomputer is toegestaan en maakt het proces een stuk eenvoudiger. Zorg er wel voor dat de gegevens niet achteraf kunnen worden aangepast, want de Belastingdienst stelt hoge eisen aan de betrouwbaarheid van de registratie.
Wat zijn de fiscale gevolgen als een werknemer toch privé rijdt met de bestelauto?
Als een werknemer privé rijdt met de bestelauto terwijl dit niet is toegestaan of niet is verwerkt in de loonadministratie, heeft dat directe fiscale gevolgen. De werkgever riskeert een naheffing van loonheffingen, vermeerderd met rente en mogelijk een boete. Daarnaast kan de werknemer worden geconfronteerd met een correctie op de inkomstenbelasting.
De Belastingdienst kan bij een controle de rittenregistratie opvragen. Als die ontbreekt of niet sluitend is, en er zijn aanwijzingen dat de bestelauto toch privé is gebruikt, dan wordt de bijtelling alsnog toegepast over het betreffende jaar. Dit betekent dat 16 procent van de cataloguswaarde bij het belastbaar loon van de werknemer wordt opgeteld, met terugwerkende kracht.
Gevolgen voor de werkgever
De werkgever is verantwoordelijk voor een correcte loonadministratie. Als blijkt dat privégebruik niet is opgegeven, kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag opleggen. De werkgever kan er in dat geval voor kiezen de pseudo-eindheffing toe te passen in plaats van de bijtelling te verhalen op de werknemer, maar dit is een kostbare keuze: 26,9 procent over de bijtellingsgrondslag.
Gevolgen voor de werknemer
De werknemer die zonder toestemming privé rijdt met de bestelauto, overtreedt mogelijk ook de arbeidsrechtelijke afspraken. Naast de fiscale gevolgen kan dit leiden tot een waarschuwing of zelfs ontslag, afhankelijk van wat er in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Het is dus in het belang van beide partijen om vooraf heldere afspraken te maken over het zakelijke gebruik van de bestelauto.
Wil je meer weten over de mogelijkheden rondom een bestelauto of personenauto op de zaak? Bij Leaselabel helpen we je graag met een transparant en passend leasecontract. Bekijk ons actuele leaseaanbod of gebruik de lease calculator om snel een indicatie te krijgen van de maandelijkse kosten.
